Anggota Komisi A, Hibatun Wafiroh saat memberikan materi pada FGD Pengelolaan Arsip
Magelang[bkppd.magelangkab.go.id]- “pengeloaan
arsip salah satunya menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi,
sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,”demikian yang disampaikan
Anggota Komisi A, DPRD Kabupaten Magelang, Hibatun Wafiroh sebagai narasumber Forum Group Discussion (FGD)Pengelolaan Kearsipan
yang diselenggarakan BKPPD pada , Rabu(12/02/2025) di Ruang Rapat Bina Karya
Setda Kabupaten Magelang.
Beliau menjelaskan keterbatasan anggaran seringkali
dianggap sebagai biang keladi dari permasalahan dari penyelenggaraan kearsipan
yang tidak sesuai harapan. Tetapi barangkali permasalah itu bisa berawal dari
masih adanya anggapan bahwa arsip itu tidak penting sehingga memunculkan
pemasalahan keterbatasan kemampuan SDM dan keterbatasan Sarana Prasarana.
Karena arsip dianggap tidak penting maka
pemerintah tidak menganggarkan kebutuhan arsip.
Pada FGD
yang diikuti oleh ASN pada BKPPD, Jabatan Fungsional Arsiparis/ Pengelola
Arsip pada Bagian Umum, Bagian Organisasi, Bagian Hukum dan BPPKAD dibuka langsung
oleh Kepala BKPPD, Eko Tavip Haryanto.
Selain narasumber dari anggota DPRD, Arsiparis Ahli Muda dari Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah (Dispuspa), Agus Siyam Sunarti, S.E. dan Ari
Parwati, S.Sos memberikan pemaparan
tentang pengelolaan arsip vital dan arsip elektronik.
Menurut Perbup No. 75 Tahun 2016, Arsip vital merupakan Informasi
terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi
yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban
serta aset (kekayaan) instansi dan jika
dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu atau menghambat
keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.
“Penyelamatan arsip vital menjadi tanggung jawab
Kepala Perangkat Daerah, Penanggung Jawab Arsip Vital berkoordinasi dengan Lembaga
Kearsipan Daerah (LKD), Penanggung Jawab Arsip Vital berkoordinasi dengan ANRI
untuk penyelamatan arsip akibat bencana nasional, tingkat kerusakan skala kecil
diatasi oleh PD sedangkan skala besar dapat bekerja sama dengan LKD,”kata Agus
Siam.
Pihaknya siap memfasilitasi proses penyusutan arsip dengan tujuan
pengurangan arsip, sebab tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi dan tidak
semua arsip disimpan terus-menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu
dipindahkan bahkan dimusnahkan.
Ari Parwanti turut menambahkan di era
digitalisasi sekarang ini, arsip harus mengikuti perkembangan zaman. Arsip
tetap membutuhkan bentuk fisik (kertas), namun juga dikelola melalui Pengelolaan
Arsip Elektronik (PAE) yakni proses pengendalian arsip elektronik secara
efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan penerimaan,
penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi,
deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan.
Untuk diketahui bahwa mulai awal tahun 2024,
Pemerintah Kabupaten Magelang telah menerapkan pengelolaan arsip elektronik
melalui aplikasi SRIKANDI, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Pengurusan
Surat SRIKANDI meliputi penomoran surat sentralisasi di sekretariat/unit
kearsipan, penyimpanan dan pemberkasan surat sentralisasi di unit kearsipan.
Dispuspa siap memfasilitasi proses implementasi SRIKANDI pada setiap perangkat daerah jika mengalami hambatan dalam penggunaannya.(Hy)